INFORMACIJE O OBDELAVI OSEBNIH PODATKOV ZA POSAMEZNIKE

1. UPRAVLJAVEC OSEBNIH PODATKOV

Glasbena šola Vinka Vodopivca Ajdovščina, Cesta 5. maja 7, 5270 Ajdovščina (v nadaljevanju: šola)

Odgovorna oseba: Ravnateljica Bernarda Paškvan

Elektronski naslov šole: info@gsajdovscina.si

2. POOBLAŠČENA OSEBA ZA VARSTVO OSEBNIH PODATKOV

Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov v Glasbeni šoli Vinka Vodopivca Ajdovščina je mag. Domen Petelin, univ. dipl. pravnik, Kurikulum, šolsko pravno svetovanje, d.o.o., Poklukarjeva 45, 1000 Ljubljana, elektronski naslov: info@kurikulum.si, tel. št.: 031 544 299.

Posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, ki jih obdeluje šola, imajo možnost glede vseh vprašanj, vezanih na obdelavo njihovih osebnih podatkov, samostojno stopiti v stik s pooblaščeno osebo za varstvo osebnih podatkov.

3. POSAMEZNIKI, NA KATERE SE NANAŠAJO OSEBNI PODATKI

Šola obdeluje osebne podatke v šolo vpisanih in vključenih učencev, njihovih zakonitih zastopnikov (kadar gre za mladoletne učence), delavcev šole, članov organov šole in morebitnih drugih oseb, katerih osebne podatke obdeluje v skladu z določbami člena 6 Uredbe (EU) Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. 4. 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov ter o prostem pretoku takih podatkov (Splošna uredba o varstvu podatkov – GDPR).

4. NAMENI IN PRAVNE PODLAGE

Zaradi izvajanja zakonskih obveznosti, izvajanje javne oblasti in nalog v javnem interesu v skladu s členom 6(1)(c) in (e) Splošne uredbe o varstvu podatkov v zvezi z drugim odstavkom z drugim odstavkom 6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2) in Zakonom o glasbenih šolah (ZGla) šola vodi naslednji zbirki osebnih podatkov: zbirka podatkov o učencih, vpisanih v glasbeno šolo, in starših, če gre za mladoletne učence, zbirka podatkov o napredovanju učencev, izdanih spričevalih in drugih listinah.

Obdelave, ki niso opredeljene v evidencah po šolski zakonodaji, so pa nujno potrebne za izvajanje javnih nalog in pristojnosti šole, šola zbira in obdeluje osebne podatke na podlagi člena 6(1)(e) Splošne uredbe v zvezi s četrtim odstavkom 6. člena ZVOP-2 (v javnemu sektorju se lahko izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujno potrebni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo). V tem primeru lahko posamezniki obdelavi tudi ugovarjajo, pod pogoji iz člena 21 Splošne uredbe o varstvu podatkov.

Na podlagi člena 6(1)(b) Splošne uredbe o varstvu podatkov šola zbira in obdeluje tudi osebne podatke, ki so potrebni za izvajanje pogodbe.

Za dejavnosti, ki presegajo šolske programe, šola zbira tudi druge osebne podatke, ki jih zakon ne določa in sicer na podlagi pisne privolitve staršev mladoletnih učencev oziroma na podlagi pisne privolitve polnoletnih učencev v skladu s členom 6(1)(a) Splošne uredbe o varstvu podatkov. Privolitev pomeni vsako prostovoljno, konkretno, informirano in nedvoumno ravnanje v obliki izjave ali jasnega pritrdilnega dejanja, iz katerega je mogoče sklepati na želje posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, s katerim izrazi strinjanje z obdelavo osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj. Privolitev se lahko kadarkoli prekliče. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave osebnih podatkov pred podano privolitvijo

zbirka podatkov o učencih, vpisanih v glasbeno šolo, in njihovih starših, če gre za mladoletne učence:

Namen in pravna podlaga: Za potrebe osnovnega glasbenega in plesnega izobraževanja, šola vodi zbirko osebnih podatkov o učencih in o starših, če gre za mladoletne učence, na podlagi prvega odstavka 42. člena ZGla.

Osebni podatki, ki se zbirajo:

O učencih: ime in priimek, spol, datum, kraj in državo rojstva, prebivališče in državljanstvo, zdravstvene posebnosti, katerih poznavanje je nujno za učenčevo varnost in za delo z učencem, ime vrtca oziroma šole, ki jo obiskuje, ter oddelek, razred oziroma letnik, v katerega je vključen;

O starših: ime in priimek, naslov prebivališča, telefonska številka osebe, ki ji je mogoče posredovati nujna sporočila.

Rok hrambe: Eno leto po zaključku šolanja učenca.

zbirka podatkov o napredovanju učencev, izdanih spričevalih in drugih listinah

Namen in pravna podlaga: Šola zbira osebne podatke učencev v zvezi z napredovanjem učencev, izdanimi spričevali in druge listine za potrebe osnovnega glasbenega in plesnega izobraževanja na podlagi prvega odstavka 42. člena ZGla.

Osebni podatki, o učencu, ki se zbirajo: Podatki o napredovanju, izdanih spričevalih in drugih listinah.

Rok hrambe: Trajno (44. člen ZGla).

komunikacija staršev s šolo in organi šole

Namen, pravna podlaga in osebni podatki, ki se zbirajo: Šola zaradi lažje komunikacije in obveščanja staršev o delu in dejavnostih v šoli, obdeluje njihov elektronski naslov na podlagi pisne privolitve. Privolitev za ta namen omogoča zaposlenim v šoli in predstavnikom v organih šole (npr. svet staršev), da uporabljajo ta elektronski naslov za splošno obveščanje o njihovem delu in dejavnostih šole. Če starš umakne privolitev za ta namen, lahko šola še vedno hrani in uporablja kontaktne podatke staršev v skladu s drugim odstavkom 42. člena ZGla – zlasti za nujno komunikacijo s starši glede njihovega otroka. Smiselno enako velja tudi za komunikacijo s polnoletnimi učenci.

Rok hrambe: Dokler je veljavna privolitev oziroma do njenega preklica, največ pa eno leto po učenčevem izstopu iz šole.

objava izdelkov, posnetkov in fotografij učencev

Namen, pravna podlaga in osebni podatki, ki se zbirajo: Šola na podlagi pisne privolitve staršev obvešča javnost o svojem delu z učenci prek objave njihovih fotografij, posnetkov in/ali izdelkov, pri čemer skrbi, da objavi zgolj tiste osebne podatke, ki so lahko javno dostopni, ker po naravi, vsebini ali namenu ne posegajo v zasebnost učenca. Starši podajo svojo privolitev za posamezen način obveščanja javnosti – v prostorih šole, publikacijah, na spletni strani šole in v novinarskih medijih ter na družbenih omrežjih. V skladu z izraženo voljo v privolitvah, šola objavlja osebne podatke. Starši lahko zavrnejo obdelavo teh podatkov, saj obdelava temelji na njihovi privolitvi, ki jo lahko prostovoljno umaknejo. V primeru preklica privolitve po objavi, se šola glede na naravo objave trudi zagotoviti umik objavljenih osebnih podatkov. Smiselno enak pravni režim velja tudi za polnoletne učence.

Rok hrambe: Osebne podatke, ki jih šola objavi na podlagi privolitve, ohrani v objavi v skladu z naravo in namenom objave.

Prenosi v tretje države: Pri objavi osebnih podatkov na družbenih omrežjih, pride do prenosa osebnih podatkov v tretje države pod pogoji upravljavca družbenega omrežja.

delo v svetu staršev in svetu zavoda

Namen in pravna podlaga: Šola osebne podatke članov organov šole (svet staršev, svet zavoda) obdeluje z namenom izpolnjevanja obveznosti članov organov šole pri opravljanju svoje funkcije (pošiljanje vabil in obvestil ter gradiv za potrebe delovanja organa, obveščanje o srečanjih, izobraževanjih in sestankih). Podatke se zbira s soglasjem člana, ki ga lahko tudi kadarkoli prekliče.

Vrste osebnih podatkov, ki se zbirajo: Za ta namen šola vodi naslednje osebne podatke: ime, priimek, naslov bivališča, elektronski naslov, številka telefona.

Rok hrambe: Do prenehanja članstva v organu šole oziroma dokler je to potrebno za namen komunikacije v zvezi z delom organa oziroma do preklica privolitve.

obdelava osebnih podatkov učencev in staršev pri uporabi komunikacijskih informacijskih rešitev

Namen, pravna podlaga, osebni podatki, ki se zbirajo in rok hrambe: Šola omogoča komunikacijo prek informacijske rešitve (eGlasbenaŠola) zaradi lažjega in učinkovitejšega obveščanja staršev mladoletnih učencev oziroma obveščanja polnoletnih učencev, organizacije dela, ipd. Uporaba te storitve se izvaja v skladu s pogoji politike zasebnosti, ki je dostopna v informacijski storitvi, ki med drugim opredeljuje tudi pravno podlago, rok hrambe ter druge informacije za skladno obdelavo osebnih podatkov.:

obdelava osebnih podatkov obiskovalcev spletne strani šole

Namen, pravna podlaga, osebni podatki, ki se zbirajo in rok hrambe: Šola za analitične in druge namene pri uporabi svoje spletne strani uporablja tudi piškotke. Piškotki so majhne datoteke z besedilom, ki jih na vaš računalnik ali mobilno napravo shranijo spletišča, ki jih obiskujete. Naloge piškotkov so različne. Piškotki pomagajo spletišču, da si zapomni vaše nastavitve, npr. jezik, velikost črk in druge nastavitve, ki ste jih na svojem računalniku določili za ogled našega spletišča, tako da vam jih ob vnovičnem obisku ni treba vedno znova nastaviti. Na ta način si spletišča lahko zapomnijo vaše preference, informacijo, da ste v anketi spletišča že glasovali, ali zgolj dejstvo, da ste v spletišče že prijavljeni. Nekateri piškotki so nujni za delovanje spletišča, nekateri so namenjeni izboljšanju uporabniške izkušnje (npr. shranjevanje uporabnikovih preferenc), nekateri pa se uporabljajo tudi za spremljanje obiska na spletišču, kar njegovemu upravitelju pomaga pri stalnem izboljševanju spletne strani in uporabnikove izkušnje z njo. Podatki v zvezi s piškotki se hranijo v skladu s politiko zasebnosti piškotkov oziroma veljavnimi predpisi.

5. UPORABNIKI OSEBNIH PODATKOV

Posamezne osebne podatke lahko obdelujejo le pooblaščeni delavci šole, pooblaščeni pogodbeni obdelovalci (npr. IKT izvajalci), na podlagi veljavnih predpisov pa tudi Ministrstvo za vzgojo in izobraževanje, lokalna skupnost, Nacionalni inštitut za javno zdravje, inšpekcijske in druge službe.

6. PRENOS OSEBNIH PODATKOV V TRETJE DRŽAVE

Osebni podatki se ne prenašajo v tretje države, razen kolikor je pri posameznemu namenu obdelave to posebej opredeljeno.

7. PRAVICE POSAMEZNIKOV

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko v zvezi z obdelavami osebnih podatkov, ki jih izvaja šola, uveljavlja naslednje pravice: dostop, dopolnitev, popravek, omejitev obdelave, izbris, pravico do ugovora in do prenosljivosti.

Pravice se uveljavlja pod pogoji iz GDPR (POGLAVJE III, Pravice posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki).

Posameznik lahko svoje pravice uveljavlja s pisno zahtevo na naslov Glasbena šola Vinka Vodopivca Ajdovščina, Cesta 5. maja 7, 5270 Ajdovščina ali na elektronski naslov šole info@gsajdovscina.si.

Posameznik lahko dano privolitev oz. soglasje za obdelavo osebnih podatkov kadarkoli trajno ali začasno, v celoti ali delno, prekliče s pisno zahtevo, poslano na naslov Glasbena šola Vinka Vodopivca Ajdovščina, Cesta 5. maja 7, 5270 Ajdovščina ali na elektronski naslov šole info@gsajdovscina.si. Preklic soglasja ne vpliva na zakonitost obdelave, ki se je na podlagi soglasja izvajala do njenega preklica.

Posameznik ki meni, da se njegovi osebni podatki obdelujejo v nasprotju z veljavnimi predpisi, ki urejajo varstvo osebnih podatkov ima pravico vložiti pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana.

V Ajdovščini, dne 15.3.2023

Ravnateljica Glasbene šole

Vinka Vodopivca Ajdovščina

Bernarda Paškvan